Abstrak Gap Analysis
Gap analysis kesenjangan adalah proses yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menganalisis kesenjangan dalam kinerja organisasi. Gap analysis kesenjangan dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah suatu proyek berada di jalur yang benar atau tidak dan apakah perlu bantuan dari jenis sumber daya lain (seperti sumber daya manusia). Dalam posting blog ini, kami akan membahas bagaimana Anda dapat menggunakan spreadsheet sederhana untuk proyek analisis kesenjangan Anda sendiri pada waktu Anda sendiri tanpa harus membayar orang lain untuk bantuan mereka dalam proses ini.
Mengidentifikasi Peluang untuk Meningkatkan Kinerja
3 Poin Gap Analysis
- Mengidentifikasi masalah
- Mengidentifikasi kesenjangan dalam kinerja dan mengembalikan proyek yang keluar jalur kembali ke jalurnya.
- Menemukan penyebab kesenjangan, kemudian mengidentifikasi solusi untuk menutupnya
Gap Analysis : Mencari Kesenjangan
Di bagian ini, Anda akan mencari celah dalam bisnis Anda. Kesenjangan adalah bagian yang hilang dari rencana Anda yang perlu diisi. Misalnya, jika perusahaan Anda telah berbisnis selama 10 tahun dan tidak pernah memiliki manajer kantor, itu adalah celah dalam rencana mereka.
Anda juga dapat mencari tahu apa yang menyebabkan kesenjangan dalam rencana Anda dengan mengajukan pertanyaan seperti “Apa yang mencegah kita mencapai tujuan kita?” dan “Bagaimana kita akan tahu kapan kita telah mencapainya?”
Setelah Anda mengidentifikasi semua kesenjangan dalam rencana Anda, pikirkan tentang bagaimana kesenjangan itu memengaruhi area lain dalam organisasi – dan kemudian berikan solusi!
Gap Analysis : Menangkap Kesenjangan
Kesenjangan adalah perbedaan antara apa yang ada dan apa yang seharusnya. Ini adalah perbedaan antara apa yang Anda miliki, dan apa yang Anda inginkan.
Misalnya, katakanlah perusahaan Anda memiliki rencana bisnis yang mengatakan bahwa mereka akan menghasilkan pendapatan $100 juta pada tahun 2020. Tetapi jika kita melihat keuangan mereka sekarang (atau bahkan tahun lalu), sepertinya mereka mungkin hanya memiliki pendapatan setengah dari yang mereka prediksi – $ 50 juta, bukan $ 100 juta per tahun pada tahun 2020! Ini berarti ada ruang yang sangat besar untuk pertumbuhan!
Gap Analysis : Menganalisis Kesenjangan
- Menilai dampak kesenjangan.
- Mengidentifikasi akar penyebab.
- Identifikasi solusi potensial.
- Memprioritaskan kesenjangan, dan menerapkan solusi hanya jika diperlukan untuk mengurangi risiko dan meningkatkan kinerja (atau siap untuk strategi baru).
Gap Analysis Dapat membantu menghasilkan Ide dan Solusi
Analisis kesenjangan dapat membantu Anda mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kinerja.
Analisis kesenjangan adalah cara yang baik untuk menangkap kesenjangan dan pada gilirannya meningkatkan proyek Anda.
Proses analisis kesenjangan membantu Anda menganalisis kesenjangan antara apa yang terjadi sekarang dan apa yang seharusnya terjadi untuk mencapai hasil yang diinginkan dari proyek Anda.
Kesimpulan Gap Analysis
Terakhir, Anda harus ingat bahwa cara terbaik untuk menghasilkan ide dan solusi adalah dengan melakukan brainstorming. Hal ini bisa dilakukan dengan sekelompok orang atau bahkan satu orang sendiri, tetapi penting untuk diingat bahwa ini hanyalah contoh untuk memulai proyek Anda. Anda tidak boleh membiarkan proses ini berhenti pada menghasilkan ide karena ada banyak cara lain yang bisa Anda gunakan, seperti membuat rencana tindakan atau mengembangkan anggaran untuk proyek di masa mendatang.
Contoh Gap Analysis
| BGN | MASALAH | TINDAK LANJUT | PROGRES |
|---|---|---|---|
| Gap Analysis Gudang Pupuk | Tidak tersedia MSDS (Material Safety Data Sheet) di Gudang maupun di Kantor Besar. Tidak tersedia Alat Pemadam Api Ringan di Gudang. Tidak tersedia Alat Pelindung Diri untuk penanganan pupuk seperti Sarung tangan, Masker dan kacamata. Tidak tersedia Kotak P3K dan prosedur tanggap darurat. Tidak terdapat simbol B3 pada setiap tumpukan stock pupuk.Penanganan pencucian karung bekas pupuk belum ada tempat khusus yang mengendalikan air bekas cucian yang masih mengandung B3. | Agar dimintakan MSDS setiap produk pupuk kepada CPRC untuk mengetahui apakah pupuk tersebut masuk dalam Bahan Berbahaya dan Beracun (B3) atau tidak. MSDS ditempel di tiang dkat produk pupuk dan dapat dibaca oleh setiap orang yang akan melakukan kegiatan di Gudang. MSDS akan memberikan petunjuk simbol B3 yang harus terpasang, APD apa yang harus disediakan, obat-obatan P3K apa yang harus tersedia dan juga Alat Pemadam Api apa yang digunakan. Untuk melokalisir potensi ceceran, tumpahan pupuk maka perlua dibuat tanggul penahan di pintu Gudang. Agar dilakukan identifikasi potensi bahaya dan Dampak Lingkungan di dalam Gudang pupuk yang nantinya dipergunakan untuk menentukan langkah pengendalian resiko yang diperlukan. | MSDS dalam proses permintaan ke Agen/Produsen melalui CPRC. Simbol B3 sudah tersedia. APAR sudah tersedia. Tanggul belum dibuat Identifikasi Aspek Lingkungan dan K3 sudah dilakukan |
| Gap Analysis Tangki Solar | Tangki penyimpanan bahan bakar solar berbentuk kubus berkapasitas 5000 Ltr. Tangki dilindungi pagar kawat duri .Area tangki sudah di Concretedan ditanggul keliling juga diberikan Atap. Terdapat bekas ceceran Solar didepan Area Tangki tempat pengisian Solar ke Kendaraan yang masih belum di concrete. Tidak tersedia secondary containtment bila terjadi tumpahan. Sudah tersedia simbol B3 untuk SolarTidak tersedia MSDS untuk SolarTidak tersedia APAR. Tidak ada prosedur atau instruksi kerja pengendalian ceceran solar dan tanggap darurat. | Agar pada tempat parkir Kendaraan untuk pengisian Solar di concrete supaya bila ada ceceran tidak langsung bersentuhan dengan tanah. Membuat Secondary Containtment sebesar 110% dari kapasitas tangki untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan pada tangki. Minyak Solar termasuk Bahan B3 dan berpotensi terjadi kebakaran, maka harus disediakan APAR yang sesuai peruntukannya (Foam, Powder atau CO2). MSDS dan Prosedur tanggap darurat baik penanggulangan ceceran maupun potensi kebakaran ditempel di dekat Tangki. | |
| Gap Analysis Ruang Genset | Ruang Diesel Generator untuk suplai Listrik di Kantor Besar, Workshop dan Gudang serta Perumahan. Tidak tersedia MSDS untuk Solar. Tidak terdapat Simbol B3. Tidak ada prosedur dan Instruksi Kerja untuk penanganan ceceran Solar dan juga bekas kemasan yang terkontaminasi solarTidak tersedia APD untuk Operator (Ear Muff, Sarung Tangan). | MSDS untuk Minyak Solar dan Oli perlu ditempel. Agar disediakan APAR dengan standart 125 cm dari lantai. Agar dilakukan pengujian kebisingan sesuai KEPMENAKER No. 51 tahun 1999 untuk perlu tidaknya disediakan APD untuk operator.Agar dilakukan pengujian emisi gas buang dari Genset sesuai KEPMEN LH No. 13 tahun 1995. Agar dilakukan identifikasi potensi bahaya dan Dampak Lingkungan di dalam Gudang Material yang nantinya dipergunakan untuk menentukan langkah pengendalian resiko yang diperlukan. | Akan dilakukan awal Desember serentak dengan Mill. Identitifikasi Aspek Lingkungan dan K3 sudah dilakukan. |
| Gap Analysis Gudang Agrochemical | Gudang mempunyai satu pintu dan lubang ventilasi 40 x 30 cm2, rungan terasa panas dan masih kurang sirkulasi udara. Tidak tersedia MSDS untuk bahan pestisida. Tidak tersedia simbol B3Tidak tersedia Alat Pelindung Diri (Sarung Tangan dan masker). Belum ada prosedur untuk penanganan bekas kemasan, selama ini hanya dikumpulkan saja. Belum ada instruksi kerja pengendalian ceceran bila tumpah. | Agar dimintakan MSDS kepada CPRC .MSDS ditempel dan dapat dibaca oleh setiap orang yang akan melakukan kegiatan di Gudang. MSDS akan memberikan petunjuk simbol B3 yang harus terpasang,APD apa yang harus disediakan, obat-obatan P3K apa yang harus tersedia dan juga Alat Pemadam Api apa yng digunakan. Untuk melokalisir potensi ceceran, tumpahan maka perlua dibuat tanggul penahan di pintu Gudang. Agar dilakukan identifikasi potensi bahaya dan Dampak Lingkungan di dalam Gudang Material yang nantinya dipergunakan untuk menentukan langkah pengendalian resiko yang diperlukan. | In Progress. Identifikasi Aspek Lingkungan dan Potensi Bahaya sudah dilakukan. |
| Gap Analysis Workshop | Tidak tersedia APAR Di Workshop juga digunakan untuk penggantian Oli Kendaraan dan Alat Berat. Sudah ada lubang tempat menampung Oli bekasSudah tersedia Tempat Penyimpanan Oli Bekas berukuran 4 x 3 M2. Filter bekas Kendaraan dan Alat Berat ditempatkan di Karung diletakan dibelakang Workshop. Dibelakang TPS LB3 ditempatkan Alat Pemadam Kebakaran (Hydrant)Di Workshop tidak ditemukan APD.Tidak ada Sign board tentang himbauan tentang K3 maupun rambu-rambu untuk waspada potensi bahaya di Workshop. Tidak tersedia Kotak P3K dan prosedur tanggap daruratBelum pernah dilakukan uji emisi gas buang dari Kendaraan maupun Alat Berat kecuali Truk yang mengirim TBS ke BAMM. Tidak ada prosedur atau instruksi kerja untuk penanganan ceceran oli dan filter bekas Terdapat Tempat Pencucian Kendaraan dan Alat Berat yng buangan airnya langsung ke lingkungan | MSDS untuk Minyak Solar dan Oli perlu ditempel. Agar disediakan APAR sesuai dengan standart 125 cm dari lantai. Agar dilengkapi APD Workshop sesuai pekerjannyaTPS LB3 agar dilengkapi Simbol B3 yang berukuran besar. Filter Bekas agar dimasukan ke TPS LB3 dan dibuatkan Neraca masuk dan keluar Limbah B3. Agar dilakukan identifikasi potensi bahaya dan Dampak Lingkungan di dalam Gudang Material yang nantinya dipergunakan untuk menentukan langkah pengendalian resiko yang diperlukan. Agar dilakukan uji emisi gas buang kendaraan dan Alat Berat sesuai PERMEN LH No. 5 tahun 2006. Tempat Pencucian Kendaraan dan Alat Berat agar dibuatkan parit permanen dan dijung sebelum dibuang ke lingkungan dibuatkan bak sedimentasi untuk menangkap kotoran dan juga kandungan oli dan minyak yang dapat mencemari lingkungan. | MSDS Solar & Oli baru di copy. Identifikasi Aspek Lingkungan dan K3 sudah dilakukan |
| Gap Analysis Kantor Besar | Belum ada kebijakan Lingkungan dan K3 yang tertulis dan ditandatangani oleh Manajemen SPNE. Belum terbentuk P2K3 dan Team Tanggap Darurat serta seorang yang ditunjuk sebagai pelaksana SMK3 dan SML. Program Implementasi SML & SMK3 belum ada sehingga prosedur dan Instruksi Kerja serta Identifikasi Potensi Bahaya dan Aspek Lingkungan belum ada. Data Kesehatan Karyawan hanya tersedia di Klinik dan belum terprogram untuk tindak lanjut dari data yang ada. Program Jamsostek diperuntukan untuk Karyawan tetap (SKU)Tidak tersedia Kotak P3K dan prosedur tanggap darurat. Pelatihan untuk karyawan hanya saat Field day tetapi tidak ada rekaman yang membuktikan adanya pelatihan baik itu dalam bidang operasional, maupun mengenai K3 dan Lingkungan Hidup. Kontraktor yang ada belum pernah dilakukan evaluasi mengenai kompetensinya dan juga kepatuhan terhadap K3 dan Lingkungan Hidup | Segera dicanangkan pelaksanaan implementasi SMK3 dan SML di BAME sesuai PERMENAKER No. 5 Tahun 1996 dan juga ISO 14001-2004 | Akan segera dilakukan awal desember |
| Gap Analysis Gudang Material | Gudang material dan spare part menyimpan material berupa Oli, Grease, spare part kendaraan, Alat kerja panen, ATK, beras, material infra dan lainnya. Tempat penyimpanan oli dan peralatan untuk transfer oli ke tempat lain sudah dibuat area tersendiri yang dibatasi oleh tanggul penahan agar oli tidak tercecer keluar. Tempat penyimpanan oli berdekatan dengan Stock BerasMaterial Grease yang termasuk dalam B3 masih tercampur dengan material spare part non B3. Terdapat Stock Klerat di Gudang Material. Tidak tersedia MSDS untuk Bahan B3 (Oli, Grease)Tidak terdapat simbol B3 untuk Oli dan Grease. Sudah tersedia APAR type Dry Chemical dan terdapat kartu checklist bulanan (terakhir check bulan juli 2009). Tidak tersedia APD untuk penanganan Oli dan Grease (sarung Tangan). Tidak tersedia Kotak P3K dan prosedur tanggap darurat. | Area penyimpanan oli perlu dibuat bak kontrol diujung untuk menampung ceceran oli. Material Grease termasuk Bahan B3 agar dijadikan satu dengan Oli. Agar diberikan sekat tinggi agar tidak terjadi ceceran oli mengkontaminasi ke beras. Material Klerat di tempatkan di Gudang Pupuk.Letak APAR terlalu tinggi tidak sesuai dengan standart 125 cm dari lantai. MSDS dimintakan elalui CPRC dan ditempel serta disediakan APD sesuai persyaratan di MSDS Agar dilakukan identifikasi potensi bahaya dan Dampak Lingkungan di dalam Gudang Material yang nantinya dipergunakan untuk menentukan langkah pengendalian resiko yang diperlukan. | Belum ada progress. Identifikasi Aspek Lingkungan dan K3 sudah dilakukan. |
